Czy pracodawca musi zapewnić monitor do pracy zdalnej?

Pracujesz zdalnie i zastanawiasz się, czy pracodawca musi kupić ci dodatkowy monitor, klawiaturę i mysz? Chcesz wiedzieć, jak przepisy po 17 listopada 2023 r. traktują pracę zdalną i pracę hybrydową? Z tego artykułu dowiesz się, kiedy pracodawca ma obowiązek doposażyć stanowisko, a kiedy to po twojej stronie leży organizacja sprzętu.

Czego wymagają nowe przepisy o monitorach ekranowych?

Od 17 listopada 2023 r. obowiązują zmienione zasady BHP przy pracy z monitorami ekranowymi, a od 17 maja 2024 r. wszystkie istniejące stanowiska muszą być z nimi zgodne. Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 18 października 2023 r. (Dz.U. poz. 2367) odświeżyło definicję stanowiska pracy, usuwając z niej relikty typu stacja dyskietek, a skupiając się na realnych elementach używanych dziś przy komputerze.

Stanowisko pracy z monitorem to obecnie przestrzeń, w której znajduje się między innymi: monitor ekranowy, klawiatura, mysz lub inne urządzenie wejściowe, oprogramowanie z interfejsem użytkownika, krzesło, stół, a także opcjonalnie drukarka, skaner, podnóżek, czy uchwyt na dokumenty. Przepisy obejmują zarówno klasyczne komputery stacjonarne, jak i systemy przenośne, czyli laptopy używane na danym stanowisku przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

W wypadku takich laptopów stanowisko pracy musi być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę pod laptop zapewniającą ustawienie ekranu na wysokości oczu, a także w dodatkową klawiaturę i mysz. Klawiatura wbudowana w laptopie nie jest uznawana za wystarczającą – chodzi o osobne urządzenie, które pozwala przyjąć ergonomiczną pozycję ciała.

Kiedy rozporządzenie nie ma zastosowania?

Nie każde krótkie skorzystanie z laptopa powoduje, że muszą zadziałać nowe przepisy. Rozporządzenie nie znajduje zastosowania do systemów przenośnych, które nie są przeznaczone do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Krótkotrwałe logowanie się na maila czy szybkie poprawki dokumentu nie będą więc wymagały tworzenia pełnego, ergonomicznego stanowiska z monitorem, podstawką i zewnętrzną klawiaturą.

Znaczenie ma nie tylko rodzaj sprzętu, ale też sposób jego wykorzystywania. Jeżeli w praktyce dana osoba spędza przy laptopie po kilka godzin dziennie w pozycji siedzącej, przepisy nakierowane na ochronę zdrowia i wzroku zaczną mieć znaczenie, nawet jeśli formalnie nikt nie nazwał tego „stałym” stanowiskiem.

Jak wyglądają minimalne wymagania ergonomii?

Nowe regulacje upraszczają część szczegółowych wymogów, ale wciąż mocno akcentują ergonomię. Konstrukcja klawiatury ma umożliwiać pracę bez nadmiernego zmęczenia mięśni kończyn górnych, a ustawienie monitora ekranowego nie może wymuszać nienaturalnych ruchów głowy i szyi. Nie ma już twardo wskazanego zakresu pochylenia monitora czy wymogu warstwy antyodbiciowej, ale efekt końcowy ma być komfortowy i bezpieczny dla zdrowia.

Uproszczono też wymogi dotyczące wysokości stołu, krzesła i podnóżka. Jeżeli w pracy używasz dokumentów papierowych, to na twoje życzenie pracodawca musi zapewnić uchwyt na dokumenty z regulacją wysokości, pochylenia i odległości. Na wniosek pracownika stanowisko można wyposażyć w podnóżek. Oświetlenie powinno być dostosowane do rodzaju wykonywanych zadań, aby ograniczyć zmęczenie oczu i ryzyko bólów głowy.

Jeśli laptop jest podstawowym narzędziem do wprowadzania danych, sporządzania dokumentów czy faktur, praca wyłącznie na wbudowanym ekranie i klawiaturze bez monitora lub podstawki i zewnętrznej klawiatury nie spełnia wymagań ergonomii z art. 215 Kodeksu pracy.

Czy te zasady obejmują pracę zdalną?

Wprost w rozporządzeniu o monitorach ekranowych nie znajdziesz zdania, że stanowisko pracy zdalnej musi być wyposażone w dodatkowy monitor czy podstawkę. Tu zaczynają się wątpliwości i różne interpretacje. Z jednej strony mamy szczegółowe wymogi ergonomii, a z drugiej przepisy o pracy zdalnej, które część obowiązków BHP przerzucają na pracownika.

Artykuł 67(38) § 8 Kodeksu pracy jasno mówi, że to pracownik ma obowiązek zorganizować sobie stanowisko pracy zdalnej z uwzględnieniem wymagań ergonomii. Jednocześnie pracodawca musi zapewnić narzędzia pracy niezbędne do wykonywania zadań lub wypłacić ekwiwalent, gdy korzystasz z własnego sprzętu. Na styku tych regulacji powstało pytanie: czy dodatkowy monitor jest „niezbędnym narzędziem pracy”, czy tylko elementem komfortu?

Stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy

Państwowa Inspekcja Pracy opublikowała stanowisko, które próbuje ten spór rozstrzygnąć. PIP wskazuje, że jeśli to pracodawca zapewnia ci laptop, tablet lub inne urządzenie przenośne do pracy zdalnej, to musi też zadbać o sprzęt dostosowujący je do wymagań ergonomii. Chodzi właśnie o monitor lub podstawkę oraz zewnętrzną klawiaturę i mysz.

Jeżeli natomiast używasz w domu prywatnego laptopa jako narzędzia pracy, PIP uznaje, że to po twojej stronie leży dopasowanie go do zasad BHP i ergonomii. Pracodawca wypłaca wówczas ekwiwalent pieniężny za korzystanie z własnego sprzętu, ale nie musi kupować dodatkowego monitora, jeśli strony tak ustaliły w regulaminie lub porozumieniu o pracy zdalnej.

Jakie są wątpliwości wokół tej interpretacji?

Wielu prawników zwraca uwagę, że PIP opiera się przede wszystkim na art. 215 Kodeksu pracy, który nakazuje zapewnić narzędzia pracy uwzględniające zasady ergonomii. Jednocześnie przepisy o pracy zdalnej wyłączają część klasycznych obowiązków pracodawcy z art. 212 kp – w tym organizowanie stanowiska i dbanie o stan pomieszczeń pracy. Powstaje więc pytanie, jak daleko sięga odpowiedzialność pracodawcy za warunki w mieszkaniu pracownika.

Kolejny problem to określenie, co jest „niezbędnym narzędziem pracy”. Monitor, podstawkę czy mysz można postrzegać zarówno jako element wymagany, bo bez niego stanowisko nie spełnia wymogów ergonomii, jak i dodatkowy komfort, zwłaszcza jeśli część pracy polega na krótkim sprawdzaniu poczty. Brak jasnych regulacji wprost o pracy zdalnej w rozporządzeniu sprawia, że firmy sięgają po różne modele organizacyjne i ostrożne interpretacje.

Czy pracodawca musi zapewnić monitor przy pracy zdalnej?

Odpowiedź zależy od dwóch rzeczy: czy pracujesz na sprzęcie służbowym, czy prywatnym oraz czy monitor, podstawka, klawiatura i mysz są uznane za narzędzia niezbędne do wykonywania twojej pracy. W praktyce decydują tu zarówno przepisy, jak i regulamin pracy zdalnej lub indywidualne porozumienie.

Jeśli pracodawca przekazał ci służbowy laptop i to na nim wykonujesz większość zadań, coraz częściej przyjmuje się, że musi on zadbać, by to narzędzie spełniało wymagania ergonomii. W takim ujęciu dodatkowy monitor lub podstawka pod laptop oraz zewnętrzna klawiatura i mysz stają się elementami niezbędnymi. Firmy rozwiązują to na kilka sposobów: jedne wydają sprzęt bezpośrednio, inne doliczają koszty do ryczałtu za pracę zdalną, a jeszcze inne pozwalają pracownikom kupić wyposażenie i zwracają ustaloną kwotę.

Sprzęt służbowy a sprzęt prywatny

W wielu regulaminach pojawia się rozróżnienie: jeśli używasz sprzętu służbowego, monitor i reszta zestawu są po stronie pracodawcy. Gdy natomiast korzystasz z prywatnego laptopa, firma wypłaca ekwiwalent, a ty samodzielnie organizujesz stanowisko i bierzesz odpowiedzialność za jego ergonomię. Taki model ma zmniejszyć koszty dla pracodawcy, a jednocześnie zostawić ci większą swobodę co do doboru urządzeń.

Warto przy tym pamiętać, że nawet przy prywatnym sprzęcie obie strony powinny ustalić zasady jego używania. W porozumieniu o pracy zdalnej można wskazać, jakie minimalne wymagania techniczne i ergonomiczne musi spełniać monitor, klawiatura czy mysz używana w domu. Pozwala to ograniczyć ryzyko sporów w razie wypadku przy pracy zdalnej lub problemów zdrowotnych zgłaszanych przez pracownika.

Co z pracą hybrydową?

Praca hybrydowa budzi jeszcze więcej pytań. Typowy scenariusz: przez trzy dni pracujesz w biurze na komputerze stacjonarnym z pełnym zestawem ergonomicznych dodatków, a dwa dni z domu korzystasz z laptopa. Czy pracodawca musi dostarczyć ci drugi komplet monitora, klawiatury i myszy tylko na te dwa dni?

Część ekspertów, m.in. Karolina Kanclerz z kancelarii PCS | Littler, wskazuje, że skoro pracodawca ma zapewnić narzędzia pracy niezbędne do wykonywania zadań, to może wystarczyć zgoda, byś zabierał z biura monitor, podstawkę, klawiaturę i mysz na dni zdalne. Inni sugerują, że w przypadku masowej pracy hybrydowej wygodniej jest wyposażyć każdego pracownika w osobny zestaw do domu lub ująć koszty w ryczałcie za pracę zdalną.

Jakie działania powinni podjąć pracodawcy?

Zmiana rozporządzenia oznacza dla firm nie tylko zakup sprzętu, lecz także przegląd dokumentów i procedur. W wielu organizacjach już przeprowadzono analizę stanowisk – zarówno stacjonarnych, jak i zdalnych – sprawdzając, czy pracownik rzeczywiście spędza przy laptopie co najmniej połowę dniówki oraz czy ma zapewnione ergonomiczne stanowisko pracy.

Równolegle pracodawcy aktualizują oceny ryzyka zawodowego, informacje o zasadach organizacji pracy zdalnej oraz treść oświadczeń składanych przez pracowników. Powszechne staje się wymaganie, aby osoba pracująca zdalnie potwierdziła, że jej stanowisko spełnia minimalne wymogi BHP i ergonomii – choć przepisy wprost tego nie nakazują, taka praktyka pomaga udokumentować starania firmy.

W wielu firmach lista zadań związanych z nowymi przepisami obejmuje między innymi:

• przegląd wszystkich stanowisk z monitorami ekranowymi, także tych w domach pracowników,
• dostosowanie wyposażenia do wymogów ergonomii, w tym zapewnienie monitorów lub podstawek oraz dodatkowych klawiatur i myszy,
• aktualizację regulaminów pracy zdalnej i porozumień z organizacjami związkowymi,
• wprowadzenie zasad korzystania z prywatnych narzędzi pracy oraz sposobu ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu.

Niektórzy pracodawcy decydują się na szersze konsultacje z zespołem. Jak zauważa Katarzyna Siemienkiewicz z Pracodawców RP, większe firmy często uzgadniają z pracownikami rodzaj nowego wyposażenia lub pytają o preferencje dotyczące wielkości monitora, typu podstawki czy modelu klawiatury. Podejście to ma ograniczyć liczbę nietrafionych zakupów i poprawić komfort pracy, co potem przekłada się na mniejszą liczbę skarg czy zwolnień lekarskich.

Jak można rozwiązać kwestie kosztów?

W obliczu rosnącej skali pracy zdalnej i hybrydowej decyzje o finansowaniu sprzętu mają duże znaczenie budżetowe. Firmy korzystają z kilku powtarzających się modeli, które różnią się stopniem zaangażowania pracodawcy w zakup fizycznych urządzeń.

Najczęściej spotykane rozwiązania finansowe można ująć w prostej tabeli porównawczej:

Każde z tych rozwiązań wymaga jasnego opisania w regulaminie pracy zdalnej lub indywidualnych porozumieniach. Bez sprecyzowania, co jest narzędziem „niezbędnym”, a co elementem ponadstandardowym, łatwo o spór przy rozliczaniu ekwiwalentu lub w razie kontroli PIP.

Co to oznacza dla pracownika w trybie hybrydowym?

Przykład często spotykany w praktyce: pracujesz trzy dni w biurze przy komputerze stacjonarnym, a dwa dni zdalnie, używając służbowego laptopa. W biurze masz ustawiony monitor na właściwej wysokości, wygodne krzesło z ruchomymi podłokietnikami i dobrą mysz. W domu masz tylko laptop na blacie stołu. Czy w takiej sytuacji pracodawca musi dostarczyć ci dodatkowy monitor, klawiaturę i mysz na te dwa dni zdalne?

Jeśli w dni zdalne pracujesz przy laptopie co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, ergonomia takiego stanowiska przestaje być drobnym dodatkiem, a staje się realnym wymogiem BHP. W wielu interpretacjach przyjmuje się, że tam, gdzie laptop jest twoim podstawowym narzędziem w domu, pracodawca powinien zadbać o doposażenie – choć może to zrobić, np. pozwalając ci zabrać część sprzętu z biura albo wliczając koszt zakupu do ryczałtu za pracę zdalną.

W praktyce spotkasz dziś między innymi takie rozwiązania w pracy hybrydowej:

• stały zestaw monitor + klawiatura + mysz w biurze oraz drugi komplet w domu,
• jeden zestaw w biurze z możliwością jego wypożyczania na określone dni zdalne,
• ryczałt powiększony o koszty zakupu monitora i akcesoriów przez pracownika,
• model mieszany – monitor zapewnia firma, a klawiaturę i mysz kupuje pracownik za częściowym zwrotem.

Jeśli jako pracownik hybrydowy większość zadań wykonujesz na laptopie także w domu, warto dopytać w dziale kadr lub u przełożonego, jaki model obowiązuje w twojej firmie. Rozporządzenie w sprawie monitorów ekranowych i przepisy o pracy zdalnej tworzą ramy prawne, ale konkretne rozwiązania finansowe i organizacyjne najczęściej wynikają z regulaminu lub porozumień zakładowych, które precyzują, kto kupuje monitor do domu, a kto tylko korzysta z ekwiwalentu.